A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA AS PEQUENAS EMPRESAS

O Sistema de Informação está presente na maioria das organizações contemporâneas.  Trata-se de um conjunto de tecnologias que por meio de entrada, processamento e saídas de dados, disponibiliza a organização informações que contribuem para o processo decisório; e para o melhor desenvolvimento de atividades das empresas.

Até o advento da revolução industrial as empresas tradicionais possuíam algum Sistema de Informação Gerencial, mesmo que não reconhecesse como tal. Segundo Cortes (2008) o processo de produção era essencialmente artesanal, sendo resultado da perícia, do conhecimento e da habilidade dos artesãos em desenvolver suas atividades. Ao longo dos anos o desenvolvimento industrial arruinou os artesãos devido o surgimento de maquinas e equipamentos que revolucionaram as formas de organização da produção e a vida em sociedade, gerando empregos e criando novos mercados de consumidores, pois os produtos eram confeccionados com mais agilidade e ao menor custo pelas fabricas.

Um dos exemplos foi a máquina a vapor, que a partir de sua força motriz passou a substituir a força física do homem. Com o surgimento da atividade industrial, passou-se a repensar os processos de produção visando novas possibilidades para executar suas atividades com mais eficiência. A partir de então foi surgiu a necessidade das empresas implantar sistemas que atendessem as necessidades da organização com mais flexibilidade e de forma holistica.

Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera),processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle da organização. Além de dar suporte á tomada de decisão, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos (LAUDON e LAUDON, 2004, p.7).

Diante destes conceito, compreende-se que o maior patrimônio de uma empresa é o banco de dados que ela possui e para obtê-los todas as organizações necessitam implantar sistemas de informações gerenciais para administrar seu patrimônio com eficiência e obter respostas que garantam a sua tomada de decisão. Os sistemas ainda possuem três componentes ou atividades básicas: ( entrada; processamento e saída), 1) Entrada (input); cujo objetivo maior é gerar saídas para o sistema  que atendam os objetivos estabelecidos. 2) Processamento; no qual transformam os dados em resultados ou informações e a 3) Saída ou (output); que envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até o seu destino final de modo que atendam aos objetivos esperados. Tomando como base estas três atividades, no ponto de vista teórico e pratico durante o seu processamento, ocorre a sua retroalimentação a fim de gerar informações adicionais com intuito melhorar a qualidade das informações para a tomada de decisões.

Em se tratando das Micro Empresas (ME) e empresa de Pequeno Porte( EPP), é de extrema relevância que os empreendedores tenha como base a necessidade da implementação de um Sistema para auxiliar em todos os processos de atividades da organização. Esses sistemas podem ajudar as empresas a estender seu alcance a locais distantes, oferecer novos produtos e serviços, reorganizar fluxos de tarefas e a mudar radicalmente o modo como conduzem os negócios. Você pode até se perguntar, como assim? Imagine ai, diante de um processo de venda em sua empresa, necessite anotar manualmente todos os itens que o clientes estão comprando diariamente; como você vai conseguir controlar o seu fluxo de caixa? Como você vai conseguir controlar o processo de entradas e saídas do seu estoque? Essas são perguntas básicas que mostra o quanto é importante dar o primeiro passo para a implementar um sistema.

A primeiro momento, não é necessário implantar um sistema complexo, e sim um que atenda pelo menos nas atividades básicas da empresa. Por exemplo; Deve-se cadastrar todos os itens no sistema, assim ele vai facilitar para um melhor controle de caixa, maior flexibilidade e agilidade para atender o cliente. O sistema também quando bem alimentado é possível controlar o processo de compra da empresa, estoque e entrada e saídas de mercadorias, contas à pagar, contas à receber, analisar os custos fixos e variáveis, e o mais importante , analisar o faturamento diário, mensal e anual da empresa. Assim, considera-se que o sistema é um banco de dados, e quando bem alimentado é capaz de fornecer informações valiosas que contribuem para o sucesso qualquer empresa, além de auxiliar os empreendedores a trabalhar com mais conhecimento para desvendar situações que surge no seu cotidiano, vencer a concorrência e obter sucesso.

Dica: “Sei que é um grande desafio pra vocês empreendedores, mas para não torna-se obsoletos e se manter no mercado tão competitivo e dinâmico é necessário se adaptar as novas tecnologias. Para quem está iniciando um negócio existem muitos sites com sistemas (gratuitos e de baixos custos) que ajudarão no fortalecimento da sua empresa, não esquecendo que o sistema deve ser implantado de acordo a necessidade de cada organização, a medida que o seu negócio cresce ele tende a se tornar mais complexo”.

Jaqueline de Melo Silva é graduada em Administração de empresas;
Atua na GG Pronta entrega como faturista; 
Teve o artigo "A relevância do sistema de informação gerencial para a tomada de decisão: um estudo de caso na GG Pronta entrega em Petrolina-PE." aprovado e apresentado no Congresso Iberoamericano no México;
E é pesquisadora na area de sistemas de informação.